Ordre de Malte
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Politique vie privée

Déclaration de la protection de la vie privée

L’Association Belge des Membres de l’Ordre de Malte respecte votre vie privée. Conformément au nouveau règlement général pour la protection des données entré en vigueur le 25 mai 2018, notre volonté est d’informer toutes les personnes dont nous traitons des données à propos de notre fonctionnement et de l’utilisation de leurs données personnelles. Si vous avez la moindre question ou remarque dans ce contexte, n’hésitez jamais à nous contacter.

1. Qu’entend-on par « données personnelles », que signifie « traitement des données personnelles » et qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Les « données personnelles » sont toutes les données liées à une personne identifiée ou identifiable.

Le « traitement de données personnelles » couvre tout traitement et utilisation de données personnelles, notamment le fait de rassembler, enregistrer, trier, structurer, stocker, actualiser ou modifier, demander, consulter, utiliser, délivrer par le biais d’une transmission, distribuer ou mettre à disposition de quelque manière que ce soit, aligner ou combiner, protéger, effacer ou détruire des données personnelles.

Le responsable du traitement des données est L’Association Belge des Membres de l’Ordre de Malte ASBL, ayant son siège Av. Huart Hamoir 43, 1030 Schaerbeek | Numéro RPM : 410.197.855 | Téléphone : +32(2)252 30 72 info@ordredemaltebelgique.org (ci-après l’Ordre de Malte).

2. Quelles données personnelles traitons-nous :

2.A. Dans le cadre de nos campagnes de récolte de fonds ?

Nous traitons :

les données de contact (comme le nom, l’adresse, le genre, le titre) ;
l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et la date de naissance (si ces informations nous sont fournies) ainsi que des préférences personnelles pour toutes les personnes qui nous transmettent un don ou expriment leur intérêt pour nos activités (sauf si elles ne le désirent pas, voir point 5) ;
 nous enregistrons aussi pour quelles campagnes de récolte de fonds et activités nous contactons les personnes ;
nous conservons les informations relatives aux dons reçus (telles que le montant du don, le numéro de compte en banque, le jour du paiement, la communication, le numéro de l’extrait, l’adresse de la banque et les données liées à une éventuelle domiciliation) et à son exécution (l’historique de vos dons et éventuellement les informations nécessaires pour l’octroi d’attestations fiscales).

Nous utilisons également ces informations dans le cadre de futures actions de récolte de fonds.

 Nous pouvons aussi traiter des informations que vous nous fournissez spontanément, par exemple votre retour à propos de notre organisation ou de certaines de nos activités ou campagnes.

Nous consultons parfois des banques de données d’adresses appartenant à des tierces parties pour une campagne de récolte de fonds spécifique. Dans ce cas, nous utilisons les données personnelles uniquement pour cette campagne particulière et vos données ne sont enregistrées que si vous faites un don à la suite de cette campagne.

 

 

2.B. De nos membres et bénévoles ?

Nous traitons :
toutes les informations utiles à l’établissement des contrats (comme le nom, l’adresse, le genre, le titre…) ;
l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et la date de naissance (si ces informations nous sont fournies) ainsi que les préférences personnelles (sauf si les personnes ne le désirent pas, voir point 5) ;
pour quelles activités ces personnes se sont engagées.

Nous utilisons ces informations dans le cadre de l’organisation de nos activités ainsi qu’à des fins statistiques.

Nous pouvons aussi traiter des informations que vous nous fournissez spontanément, comme par exemple votre retour à propos de notre organisation ou de certaines de nos activités ou campagnes.

2.C. Des personnes aidées par notre organisation (bénéficiaires) ?

Nous traitons :
les données de contact (comme le nom, l’adresse, le genre, le titre) ;
l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et la date de naissance (si ces informations nous sont fournies) ainsi que les préférences personnelles (sauf si les personnes ne le désirent pas, voir point 5) ;
la pathologie de ces personnes ;
le type d’aide que nous offrons à ces personnes.

Nous utilisons ces informations dans le cadre d’un soutien optimal des personnes concernées ainsi qu’à des fins statistiques.

Nous pouvons aussi traiter des informations que vous nous fournissez spontanément, comme par exemple votre retour à propos de notre organisation ou de certaines de nos activités ou campagnes.

 

3. Pourquoi et comment utilisons-nous des données personnelles ?

3.A. Données des membres et des bénévoles.

Vos données sont traitées dans de le cadre de nos obligations administratives, pour l’organisation pratique de nos activités et la communication d’informations générales sur l’Ordre de Malte, ainsi qu’à des fins statistiques. Dans le cadre de notre collaboration, nous vous contactons en principe via la poste (par exemple « Le Members News »), par e-mail ou par téléphone.

3.B. Données des bénéficiaires.

Vos données sont traitées afin d’organiser de façon optimale l’aide de tout type que nous vous apportons et à des fins statistiques. Dans le cadre de nos activités, nous vous contactons en principe via la poste, par e-mail ou par téléphone.

 

3.C. Données des donateurs.

Vos données personnelles ne sont traitées que pour vous informer à propos de nos activités et de ce que nous mettons en œuvre grâce à vos dons, pour des récoltes de fonds et le suivi administratif de dons, y compris le cas échéant l’envoi d’une attestation fiscale. Dans le cadre de campagnes de récolte de fonds, nous vous contactons en principe simplement par courrier, par e-mail ou par téléphone.

Si vous ne nous fournissez pas les données personnelles nécessaires, par exemple en remplissant un formulaire ou de quelque autre manière que ce soit, votre don et/ou l’octroi d’une attestation fiscale ne peuvent pas être correctement traités.

Pour certaines campagnes de récolte de fonds, nous n’écrivons parfois qu’à des personnes présentant un profil spécifique, par exemple en fonction de leur historique de dons, de leur âge ou de leurs préférences personnelles.

Le traitement effectué de données personnelles dans le cadre d’autres campagnes de récolte de fonds est axé sur l’intérêt légitime de l’Association belge des membres de l’Ordre de Malte, attendu que la récolte de fonds est nécessaire au financement de bonnes causes et que cela entre bien dans le cadre de nos activités à but non lucratif. Après un don fait à notre organisation, vos données sont traitées pour assurer le bon suivi du don (enregistrement, traitement, attestation fiscale, domiciliation) selon la nécessité supposée par l’exécution de notre accord, et conformément à notre intérêt légitime visant à traiter le don de manière appropriée.

4. Utilisons-nous des prestataires de services pour le traitement des données personnelles ?

Le traitement des données personnelles de nos membres, bénévoles et bénéficiaires se déroule au sein de notre organisation. Nous faisons aussi appel à des prestataires de services (par exemple pour la gestion et l’hébergement des applications informatiques) ou un secrétariat social. Nous veillons à ce que ces prestataires de services respectent les mesures de protection requises pour un traitement sécurisé et correct de vos données, et qu’ils respectent leurs obligations conformément à la législation en vigueur.

Pour assurer le traitement de données personnelles de nos donateurs, nous faisons parfois appel à des prestataires de services qui traitent vos données sous notre responsabilité (parfois appelés « sous-traitants »). Nous veillons à ce que les prestataires de services que nous utilisons appliquent les règles de protection en vigueur pour assurer un traitement sûr et fiable de vos données et qu’ils remplissent leurs obligations conformément à la législation en vigueur.

Vos données sont traitées au nom de notre organisation par Cloudbizz, BuSI, Spleen Creation qui sont des prestataires de services spécialisés dans la gestion, le développement et l’hébergement d’applications informatiques ou encore Gunera Communications et Telemak qui sont des prestataires de services spécialisés dans l’aide à la communication, par exemple pour des récoltes de fonds. GUNERA COMMUNICATIONS conserve vos données au nom de notre organisation. [YM1] 

Vos données peuvent aussi être transférées à des tiers en dehors de notre organisation lorsque cela est nécessaire pour le traitement de votre don et/ou les suites fiscales de ce même don (par exemple des banques ou les autorités fiscales pour assurer l’octroi d’attestations fiscales), ou lorsque nous y sommes légalement obligés.

 

5. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous en faire usage ?
Si vous souhaitez faire valoir vos droits en tant que personne concernée, veuillez adresser votre requête par courriel à info@ordredemaltebelgique.org ou par écrit à l’Ordre de Malte.

Droit d’accès: l’Ordre de Malte répondra à toute demande d’information provenant d’une personne intéressée visant à obtenir la confirmation du fait que des données à caractère personnel le/la concernant sont traitées et, dans l’affirmative, l’Ordre de Malte donnera à la personne intéressée, accès à ses données à caractère personnel.
Droit de rectification et à l'effacement: Vous avez en outre à tout moment la possibilité de faire rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel, si les conditions légales à cet égard sont remplies. En cas d’inexactitude, nous nous engageons à rectifier immédiatement les données sauvegardées chez nous suite à une communication faite par vos soins. Les données à caractère personnel sont supprimées, à condition que les conditions légales soient réunies, notamment parce que les objectifs aux fins desquels les données ont été recueillies ou traitées d’une autre manière, ne sont plus nécessaires ou si ces données ont été traitées de manière illicite. Sont exclusivement exclues de la suppression les données dont nous avons besoin aux fins d’exécuter les tâches en souffrance ou de faire valoir nos droits et revendications, ainsi que les données que nous sommes tenus de conserver en vertu des délais de conservation légaux. Dans la mesure où des données ne sont pas supprimées pour le simple fait qu’un délai de conservation existe encore, leur traitement par nos soins est toutefois limité, même sans que vous ne l’exigiez.
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez exiger de notre part, à condition que les conditions légales soient remplies à cet égard, que nous limitions le traitement de vos données.
Droit d'opposition au traitement des données : Dans l’hypothèse où une personne intéressée s’oppose au traitement de ses données à caractère personnel, l’Ordre de Malte mettra alors un terme au traitement de ces données, sauf dans la mesure ou l’Ordre de Malte juge le traitement nécessaire, auquel cas l’Ordre de Malte justifiera des raison légitimes et impérieuses à ce traitement.
Opposition au traitement des données alors qu’il est question de la base juridique de « l’intérêt légitime » : Vous avez par ailleurs le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données par nos soins, dans la mesure où celui-ci repose sur la base juridique de l’intérêt légitime.  Nous mettrons alors un terme au traitement de vos données, sauf si nous pouvons prouver – conformément aux prescription légales – des motifs légitimes impératifs justifiant la poursuite du traitement, qui ont préséance sur vos droits.
Révocation du consentement : Dans la mesure où vous nous avez octroyé un consentement concernant le traitement de vos données, il vous est possible de le révoquer à tout moment avec effet pour l’avenir, sans préjudice du caractère légitime du traitement de vos données jusqu’à ladite révocation.
 

Droit de recours auprès de l’autorité de contrôle : Vous avez le droit d’introduire un recours auprès d’une autorité de protection des données. Pour ce faire, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données qui est compétente pour votre domicile à l’autorité de protection des données compétente pour nous. Il s’agit de: l’Autorité belge de protection des données, ayant son siège Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, en envoyant un courrier à cette adresse ou un e-mail à l’adresse contact@apd-gba.be

 

Si vos données personnelles sont donc traitées dans notre banque de données sous notre responsabilité, vous pouvez demander de pouvoir les consulter ou les modifier. Vous pouvez également demander à les supprimer ; dans ce cas, nous conserverons uniquement votre nom et adresse pour que nous puissions garder trace de votre souhait de ne plus être contacté. Vous pouvez aussi signifier votre opposition à leur traitement, ou demander la limitation de ce traitement. Vous pouvez en outre demander dans les conditions prévues par la loi de recevoir vos données sous une forme structurée, courante et lisible par machine.

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

6.A. De nos membres du personnel, membres, administrateurs, bénévoles et bénéficiaires.

Nous conservons les données jusqu’à 10 ans après la fin de notre collaboration ou après que vous ayez été aidé(e) par notre organisation (ou plus tard, si la législation le requiert).

Naturellement, nous n’utiliserons plus vos données si vous nous le faites savoir. Les données concernant les contrats de travail ou les contrats de bénévolat seront conservées aussi longtemps que la loi l’exige.

6.B. Dans le cadre de la récolte de fonds.

Si nous vous contactons en tant que donateur potentiel et que vous n’effectuez aucun don, nous nous réservons le droit de vous recontacter plus tard. Si vous nous faites un don, nous traitons vos données dans le cadre de la continuation de la récolte de fonds et nous les conservons jusqu’à 11 ans après votre dernier don ou après le dernier moment où vous avez montré activement d’une quelconque manière votre intérêt pour notre organisation ou aussi longtemps que la loi l’exige. Après cette période, nous nous réservons le droit de prolonger cette période en considérant que des rappels peuvent être bénéfique à notre organisation.

Nous ne conserverons et ne traiterons évidemment plus vos données si vous nous indiquez que vous ne le souhaitez plus. Les données relatives à l’octroi d’attestations fiscales sont conservées au minimum tant que la loi nous y oblige.

7. Comment avons-nous obtenu vos coordonnées ?

7.A. Membres du personnel, membres et volontaires.

Nous avons obtenu vos données lors de la gestion de vos contrats de travail ou de contrats de bénévolat ou encore par vos demandes d’admission comme membre, et par nos contacts.

7.B. Bénéficiaires.
Nous avons obtenu vos données à travers les informations que vous nous avez fournies lors de votre inscription à l'une de nos activités et par nos contacts.

7.B. Récolte de fonds.

Nous disposons de vos coordonnées de contact :

si vous avez par le passé effectué un don à notre organisation, ce qui a fait que vous avez été ajouté(e) dans notre banque de données ; ou
si vous avez indiqué d’une manière ou d’une autre que vous souhaitiez être contacté(e) par nos soins (par exemple si vous avez complété un formulaire reçu par courrier ou sur notre site web, ou que vous nous avez contactés lors d’un événement ou d’une manifestation) ; ou
si un partenaire nous a transmis vos coordonnées.[YM2] 
8. Transmettons-nous vos données personnelles à des tiers ?

8.A. Des membres du personnel, des membres, des bénévoles et des tiers ?
Vos données sont uniquement utilisées pour les activités de notre organisation et ne sont pas divulguées à des tiers autres que nos « sous-traitants », excepté dans le cadre de nos contraintes juridiques.

8.B. Des donateurs à d’autres associations sans but lucratif ?

Les associations sans but lucratif ne réaliseront les objectifs pour lesquels elles ont été fondées que si elles peuvent compter sur les ressources nécessaires. Voilà pourquoi nous comptons sur de généreux dons d’entreprises, d’organisations et de particuliers. Pour une association sans but lucratif comme la nôtre, il est dès lors aussi essentiel de pouvoir toucher le plus large public cible possible dans le cadre de la réalisation de nos objectifs et de la mise en œuvre de nos campagnes de récolte de fonds.

Lorsque vous avez versé un don directement à l’Association belge des membres de l’Ordre de Malte à la suite de la réception d’une lettre de récolte de fonds ou non, au nom de l’Association belge des membres de l’Ordre de Malte, votre nom, votre adresse, votre titre, votre genre et les données relatives à votre don sont traitées à cette fin et vos données sont enregistrées dans notre base de données, mais ne sont pas transmises à des tiers autres que nos « sous-traitants ».

Si vous ou des tiers (par exemple votre banque ou bpost) partagez des modifications apportées à vos données personnelles, celles-ci seront effectuées dans nos fichiers.

 

9. Contact

Pour tous renseignements et suggestions concernant la présente charte de protection des données, n’hésitez pas à nous contacter ou à contacter notre préposé à la protection des données à l’adresse e-mail: info@ordredemaltebelgique.org


 [YM1]Très transparent de l'indiquer ; nécessite d'informer tout le monde en cas de changement de prestataire.
 [YM2]j'avais noté que des partenaires vous communiquaient aussi des coordonnées de "prospects" (intérêt légitime), il faut être plus clair à ce sujet ici si tel est bien le cas.

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